Veranderingen in regeling reiskostenvergoeding per 1 januari 2022 kunnen extra administratieve lasten met zich meebrengen voor werknemers en werkgevers. De manier waarop en de plek waar we werken is duidelijk veranderd.
Thuiswerken heeft een grote vlucht genomen. En waar de overheid vorig jaar nog besloot coulant om te gaan met de reiskostenvergoeding, komt daar per 1 januari 2022 verandering in. Vanaf dan mag voor thuiswerkdagen namelijk geen reiskostenvergoeding meer worden betaald. Die aanpassing vraagt nogal wat op administratief gebied van zowel werkgever als werknemer.
Hoe zit het na 1 janauri?
De verandering is overigens niet nieuw. De overheid heeft ten tijde van de coronacrisis de nieuwe regeling tijdelijk opgeschort. Maar, alleen voor medewerkers die op 13 maart 2020 al in dienst waren. Met ingang van 1 januari 2022 geldt de regeling rondom de vergoeding van reiskosten van werknemers die met eigen vervoer naar kantoor reizen voor iedereen. Alleen voor dagen waarop daadwerkelijk naar kantoor gereisd wordt, mag dan een onbelaste vergoeding worden betaald. Mocht de werknemer o.b.v. een fulltime dienstverband minimaal 36 weken of 128 dagen naar kantoor reizen, dan kan de vaste reiskostenvergoeding gehandhaafd blijven op basis van de werkelijk gewerkte dagen. Wat het allemaal nog iets complexer maakt, is dat de bewijslast voor het betalen van de vergoeding bij werkgevers en werknemers ligt. Het is dus belangrijk goed bij te houden op welke dagen naar kantoor gereisd wordt. Bijkomende uitdaging is dat, vanwege de AVG, niet alles zomaar mag worden geregistreerd.
Meerten van Hooijdonk, Product Owner bij ALD Automotive: “De gewijzigde regeling reiskostenvergoeding betekent concreet dat kantoor- en thuiswerkdagen door werkgever en werknemer goed moeten worden bijgehouden. Administratief kan dat een behoorlijke uitdaging zijn. Zeker omdat de bewijslast dat ze goed zijn bijgehouden ook bij werkgever en werknemer ligt. Het is de bedoeling dat de werkgever steekproefsgewijs controleert of een werknemer op kantoor of thuis werkt en de vergoeding op die manier aannemelijk maakt.” Van Hooijdonk vervolgt: “Als ALD Automotive hebben wij voor onze klanten een applicatie gebouwd waarmee de registratie van woon-werkverkeer, thuiswerkdagen en ook dienstreizen eenvoudig kunnen worden bijgehouden. Werknemers kunnen in de app de werkelijk gemaakte reisafstanden registreren en zélf een rapportage downloaden.”
De veranderingen in de ALD Move app zorgen ervoor dat werknemers een gestandaardiseerde rapportage krijgen. Deze kan dienen als declaratie bij de werkgever voor de te vergoeden reiskosten. Voor werkgevers betekent dit, wanneer zij hun medewerkers aansluiten op ALD Move, dat zij voor iedere medewerker een declaratie ontvangen die exact dezelfde specificatie kent en eenvoudiger te verwerken is. Dat maakt de administratie voor zowel werknemer als werkgever eenvoudiger.
Wil je meer weten over de reiskostenvergoeding en hoe de veranderingen eruit zien? Download dan ons E-magazine “De vaste reiskostenvergoeding verandert”.