Nieuws- en persberichten

28apr

Hoe houd je je organisatie in beweging en blijf je verbonden in een tijd van thuiswerken?

Hoe houd je je organisatie in beweging en blijf je verbonden in een tijd van thuiswerken?

Bij ALD Automotive werd al voor de uitbraak van COVID-19 thuisgewerkt. Niemand had echter kunnen verwachten dat dit plotseling een noodzaak werd. Hoe faciliteer je je medewerkers in de juiste omstandigheden om ook thuis op een gezonde en efficiënte manier door te kunnen blijven werken? Danielle Kruger deelt haar ervaringen als HR Manager bij ALD Automotive.
 
Danielle: “Het is bijzonder te ervaren dat ons bedrijf redelijk eenvoudig de overstap kon maken naar het volledig vanuit huis werken. Alle medewerkers waren al uitgerust met een laptop en softphone, omdat veel van hen al een vaste dag per week thuiswerkten. Onze IT-collega’s stonden meteen paraat om daar waar nodig, op technisch vlak hulp te bieden. Iedereen was positief en behulpzaam naar elkaar toe. Ons interne communicatieplatform werd ineens aanzienlijk meer gebruikt; er werden leuke posts over de thuiswerkplekken gedeeld, waardoor we meer over elkaar te weten zijn gekomen.”

Werken aan de keukentafel

"De eerste uitdaging was om structuur aan te brengen in de wijze van communiceren, door één communicatiemiddel te kiezen. Op dit moment werden namelijk verschillende communicatiemiddelen gebruikt, zoals Teams, Skype en Whatsapp. De keuze viel op Teams en dit werkt goed. Een andere uitdaging was de werkplek. Een weekje werken aan de keukentafel is geen probleem, maar op de langere termijn is dit niet gezond. We hebben daarom alle medewerkers gevraagd wat zij nodig hadden om hun werkplek goed in te richten, bijvoorbeeld een bureaustoel, goed toetsenbord of een verhoging voor de laptop.”

Balans vinden tussen werk en privé

"Dit zijn vooral de praktische kanten van het thuiswerken”, legt Danielle uit. “Maar er zijn meer aspecten, zoals de fysieke en mentale fitheid van onze medewerkers. Zeker in deze COVID-19 situatie is het de uitdaging om een balans te vinden tussen werk en privé. Daarom ontvingen alle medewerkers in de eerste week van de quarantaine een bos bloemen als dank voor hun positieve, flexibele instelling en samenwerking. Ook ontvingen zij een tijdschriften cadeaubon, als steuntje in de rug en om af en toe een welverdiende pauze te nemen.”

Grip houden op tijd

"Wat zowel op afstand als op kantoor van belang is, is de mate waarin medewerkers grip houden op tijd. Medewerkers en leidinggevenden moeten hier scherp op zijn. Maar ook: hoe gemotiveerd te blijven wanneer er geen collega’s in de buurt zijn? Om die reden organiseerde ALD samen met een coach verschillende webinars, onder meer een webinar voor leidinggevenden; hoe leidinggeven op afstand het beste werkt. Een ander webinar is gericht op alle medewerkers, ‘Grip op tijd’. Daarin wordt besproken hoe een dag efficiënt ingedeeld kan worden en hoe effectief te werken.”

Controle herpakken door personal coaching

"Ondanks de (landelijke) aandacht die wordt besteed aan het wennen aan de nieuwe situatie, is het voor veel mensen lastig hun draai te vinden. Voor medewerkers die het mentaal nu echt even lastig hebben omdat ze de balans met kinderen, partner en werken niet vinden of die zich door te weinig sociale interactie eenzaam voelen, biedt ALD virtuele personal coaching aan.”

In beweging blijven

"Medewerkers konden al kosteloos gebruikmaken van de vitaliteitsapp Welly, waarin online personal training op het gebied van body, mind en food op een persoonlijke manier wordt aangeboden. Deze zijn afgestemd op de persoonlijke behoeftes en fitheid van medewerkers. De app biedt onder meer actieve workouts, ademhalingsoefeningen en voedingstips. Als aanvulling hierop is er een aantal keren een livestream workout georganiseerd.”

Met elkaar verbonden blijven

"Nu iedereen op afstand met elkaar werkt, zoeken we ook naar andere manieren om met elkaar verbonden te blijven. Daarom communiceren we regelmatig over wat er speelt binnen de organisatie en wat de ontwikkelingen zijn. Dit doen we door onder meer met een wekelijks online overleg met alle leidinggevenden, een business update voor het hele personeel en via de mail. Verder zie je per afdeling initiatieven ontstaan zoals de virtuele afdelingsborrel of het ‘kletspraatje’ via chat, zoals we gewend zijn bij de koffieautomaat, waarbij de regel is dat er geen zakelijke gesprekken worden gevoerd.”

Thuiswerken: de nieuwe norm?

"ALD Automotive is al jaren een Great Place to Work. We geloven erin dat als medewerkers fit en gemotiveerd zijn en dat dit bijdraagt aan het goed functioneren van een organisatie, ook in tijden van een crisis zoals nu met COVID-19 het geval is. Onlangs hebben we via Great Place to Work een enquête uitgestuurd naar alle medewerkers om te horen hoe zij het thuiswerken ervaren. De resultaten zijn erg positief en dat is natuurlijk goed om te horen, maar belangrijker is om te signaleren wat we nog beter kunnen doen. Iedereen ervaart nu hoe het is om thuis te werken en mijn verwachting is dat ook na deze periode mensen dit vaker gaan doen. Tegelijkertijd is gebleken dat de werkplek, de dynamiek van het kantoor en de collega’s worden gemist, dus ik verwacht niet dat thuiswerken helemaal de nieuwe norm gaat worden”, besluit Danielle.

Blijf op de hoogte

Volg ons

Blijf ook op hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van autoleasing, mobiliteit en modern werkgeverschap.